Gastos deducibles

Los gastos deducibles son aquellos gastos incurridos en el desempeño de la actividad económica que pueden restarse a los ingresos para calcular el beneficio neto. En la declaración de impuestos, los impuestos a pagar se calculan sobre la base de ese beneficio neto. Es decir, cuantos más gastos declares menos pagarás a hacienda.

De lo anterior no debe deducirse que lo ideal es gastar mucho, sino que es importante contabilizar todo gasto relacionado con tu trabajo. Por ejemplo, conozco colegas traductores autónomos que trabajan en un despacho en su domicilio y no contabilizan el gasto de amortización de dicho despacho. Muchos autónomos se han informado mal y no saben que pueden desgravar determinados gastos relacionados con el vehículo. La contabilización de cada uno de estos dos ejemplos puede suponer un ahorro de 1000 € netos al año, con solo un par de horas de trabajo añadido de contabilidad.

Otro aspecto importante es comprender las consecuencias de poder deducir los gastos. Más o menos todo el mundo tiene claro que los ingresos de un autónomo son brutos. Si un cliente te paga 100 € por una traducción, tendrás que pagar impuestos por ellos. No obstante, en ocasiones olvidamos que pasa lo mismo con los gastos. En cierto sentido, todo lo que adquiramos para nuestro trabajo es mucho más barato que si lo compráramos para nuestro uso particular.

Además, la deducibilidad de los gastos adquiere un efecto aun mayor si consideramos que el impuesto sobre la renta es progresivo. Es decir, no todo el beneficio se grava igual.

Ejemplo. Imaginemos que estoy pensando si sustituir mi vieja impresora por una nueva valorada en 450 €.

Cuentas anuales sin gasto de impresora de 450 €.

Ingresos: 80 000 €.

Gastos: 10 000 €.

Impuesto sobre la renta estimado a pagar para ese año (España, suponiendo que se es soltero): 22.258,96 €

Beneficio neto después de impuestos: 47.741,04 €

Cuentas anuales con gasto de impresora de 450 €.

Ingresos: 80 000 €.

Devolución del IVA: Hacienda me devolverá el IVA del 21% de la impresora, 78,10 €

Gastos: 10 371.90 €.

Impuesto sobre la renta estimado a pagar para ese año (España, suponiendo que se es soltero): 22.084,54 €

Beneficio neto después de impuestos: 47.915,46 €

Coste real neto de la impresora: 450 € - 78,10 € (IVA) - 174,42 € = 197,48 €.

En este caso, debido a la suma del IVA y la deducibilidad del gasto, el coste neto es inferior a la mitad del precio que pagamos en la tienda. Por cierto, este ejemplo es un caso real, yo nunca me gastaría 450 € en una impresora para mi uso particular, me bastaría con una de 100 o 150 €. Sin embargo, en mi actividad profesional el coste es muy diferente del coste aparente, y con gusto desembolsaría 197,48 € netos por una impresora con un precio de 450 €. Por supuesto, tenemos que valorar también que todo esto aplica igualmente a los ingresos, tanto el IVA como el impuesto sobre la renta progresivo, pero como mencioné más arriba, por alguna razón, solemos tener eso más presente en el día a día para los ingresos que para los gastos.

Requisitos para que un gasto sea deducible

- Todos los vinculados a la actividad económica.
- Aquellos que estén convenientemente justificados.
- Los registrados en la contabilidad.

Ejemplo de gastos deducibles y posible valor anual para un traductor autónomo

Seguridad social. Este suele ser el mayor gasto de los autónomos. El mínimo (excepto casos especiales) en 2014 eran 261,84 € x 12 = 3142,08 €.
Equipos informáticos. Ordenador cada dos o tres años, impresora, etc. 700 €
Software. Sistema operativo, ofimática, herramientas de traducción asistida por ordenador.
Mobiliario de oficina. Silla, escritorio, armario, archivadores, 200 €
Cursos de formación. 500 €
Gastos de viaje a congresos, reuniones con clientes, etc. Transporte, restaurantes, alojamiento. 1000 €
Gestoría. La mayoría de los traductores se encarga de su propia contabilidad, un gestor suele cobrar unos 80 €, 1000 €.
Marketing. Páginas amarillas, tarjetas de visita, etc. Una vez que llevas varios años en la profesión, apenas sueles gastar en este concepto. 50 €
Membresía asociaciones profesionales. 200 €
Teléfono fijo y móvil. Solo son deducibles si son líneas exclusivas para nuestra actividad. No se puede deducir un porcentaje de la línea.
Acceso a Internet. 400 €
Página web. Diseño, servidor. 30 €
Libros, diccionarios y revistas del sector.
Seguro profesional. 500 €
Seguro sanitario. La mayoría de traductores autónomos se conforma con la cobertura de la seguridad social. 0 €
Gastos de explotación. Por ejemplo, si subcontratas trabajo a otros traductores.
Franqueo de correos 20 €
Gastos bancarios. Si utilizas los servicios de un banco como ING o has negociado buenas condiciones, no tienes por qué gastar nada en este concepto. 0 €
Oficina. Este es un gasto importante. En principio, si utilizas una habitación de tu vivienda como despacho puedes desgravar un porcentaje de los gastos de la vivienda (recuerda declarar la afección a hacienda en el modelo 036/037). pero hay que consultar bien la normativa, porque hay muchas excepciones y casos particulares.
- Compra. Podremos desgravar el IVA correspondiente, por el porcentaje destinado a la oficina (ver consulta de hacienda a este respecto).
- Amortización. En principio, el 3% del valor de compra. Solo por el porcentaje destinado a la oficina.
- Alquiler. Solo por el porcentaje destinado a la oficina.
- Suministros
  - Agua. Solo es deducible si hay un contador para el agua usada exclusivamente en la actividad económica.
  - Gas. Solo es deducible si hay un contador para el agua usada exclusivamente en la actividad económica.
  - Electricidad. Solo es deducible si hay un contador para el agua usada exclusivamente en la actividad económica.
  - Calefacción. Solo es deducible si hay un contador para el agua usada exclusivamente en la actividad económica.
- Gastos de comunidad. Solo por el porcentaje destinado a la oficina.
- Hipoteca. Solo son deducibles los intereses y solo por el porcentaje destinado a la oficina.
- IBI. Solo por el porcentaje destinado a la oficina.
- Gastos de difícil justificación. 5% sobre el rendimiento neto positivo.

Gastos no deducibles

- Multas, recargos, etc.
- Donativos

¿Cuánto gastan los traductores autónomos?

Es difícil saberlo, no conozco ninguna estadística al respecto. Yo estimaría que un traductor autónomo a tiempo completo que no duda en invertir (¡y contabilizar!) en activos y servicios profesionales, puede deducir unos 12.000 € al año.