A lo largo de mi carrera como traductor autónomo, desde el año 1998 hasta la actualidad, he probado diferentes sistemas de organización de carpetas para gestionar mi trabajo diario.

El sistema que mejor resultado me ha dado hasta la fecha para mí es el siguiente:

• En una carpeta llamada «Trabajo» archivo todo lo relacionado con mi trabajo, excepto lo que son propiamente las traducciones.
• En el interior de esta carpeta hay una subcarpeta para cada tema. Algunas de las subcarpetas que uso son por ejemplo: CAT, CV, Impuestos, Marketing, Miscelánea, Página web.
  
  
• En otra gran carpeta llamada «Traducciones» archivo las traducciones, las memorias de traducción, las bases de datos de terminología, los diccionarios, etc.
• En esta gran carpeta creo una carpeta para cada proyecto concreto y le asigno un nombre con la forma «AAAAMMDD nombre del cliente, nombre del cliente final, idioma»; por ejemplo: 20140721 Arrow Translations, Ford I. La fecha corresponde a la fecha de entrega con año, mes y día. Como es lógico, en lugar de colocar todos los archivos de en dicha subcarpeta, es muy conveniente crear subsubcarpetas: memoria de traducción, instrucciones, traducciones de referencia, etc. Cuando termino una traducción, trato de facturarla inmediatamente, pero si no lo hago, la añado la palabra facturar al inicio del nombre de la carpeta.
• Asigno una subcarpeta Referencia para guardar los archivos de referencia que usaré periódicamente, como las memorias de traducción, los glosarios, los diccionarios, etc.
• En una subcarpeta llamada Facturadas, guardo las traducciones facturadas.

 Un ejemplo muy simplificado de este sistema de organización sería por ejemplo:

 Ventajas de este sistema

• En principio, todo lo relacionado con el trabajo está archivado en dos grandes carpetas. Esto simplifica mucho las copias de seguridad y dificulta que se extravíen archivos.
• Colocar todas las traducciones y archivos de referencia permite realizar búsquedas de terminología y palabras más cómodamente, ya que podemos restringir la búsqueda a esa sola carpeta.
• La carpeta Traducciones proporciona información muy útil y es un buen método para planificarse, ya que en cada momento mostrará información crítica:
• Las traducciones pendientes, y además ordenadas cronológicamente
• Las traducciones terminadas y no facturadas.